Download som PDF. Kræver en PDF reader.

Afholdt hos Lenny Andersen
Fremmødte:

• Alex Sørensen
• Johnny Sørensen
• Daniel Agger
• Lenny Andersen

Jeppe Orluff havde meldt afbud på forhånd.

Punkter behandlet på mødet jf. dagsorden:

1. Foreløbigt regnskab og manglende betalinger.
   Kassereren kunne berette, at tre medlemmer stadig ikke har betalt kontingent.
   Efter at have drøftet emnet, blev det, ud fra et rimelighedsprincip om, at de tre hustande kan have overset opkrævning og rykkere blandt reklamer, besluttet at give de manglende betalere en sidste chance for at betale.
   Opkrævningen plus rykkergebyr omdeles i lukket kuvert, stilet til adressen. Hvis denne betaling ikke er foreningen i hænde inden 14 dage, overdrages de til inkasso.

2. Status på vores legepladser.
   Vi har fået en 38 siders rapport omkring vores legepladser.
   Resultatet af denne rapport vil blive nævnt på næste generalforsamling. Hvis nogen ønsker at se denne rapport, kan den rekvireres hos bestyrelsen efter generalforsamlingen.
   På dagens møde blev det besluttet, at vi kontakter 2-3 firmaer, der kan give et tilbud på at udbedre/løse problempunkterne.

3. Kontakt til medlemmerne via email.
   Flere medlemmer har de sidste år efterspurgt muligheden for at modtage indkaldelse og kontingentopkrævninger via mail. Vi har været lidt tilbageholdende med dette, da det introducerer nogle problematikker.
   • Har medlem modtaget mailen? Det ses ofte, at mails bliver væk eller ender i et spamfilter.
   • Hvad sker der, hvis et medlem flytter og G/F ikke har fået besked om dette?
   • GDPR – At opbevare et medlems emailadresse er mere end “bare lige” i forhold til Persondataforordningen. Og hvis listen af email adresser på den ene eller anden måde bliver lækket til uvedkommende, så har vi en situation, hvor datatilsynet skal indblandes.

   Så fra bestyrelses side er der som sådan ikke et ønske om, at indføre mails som kommunikationsform.

   Men vi lever nu en gang i en digital verden, og når flere medlemmer rent faktisk efterspørger muligheden, så er vi villige til at give det et forsøg. Vi kalder det en forsøgsordning, og den vil blive afskaffet, hvis det viser sig, at det påfører os flere ulemper end fordele eller, hvis der ikke er tilstrækkeligt medlemmer, der viser interesse for ordningen.

   Der lægges op til, at ordningen kommer til at fungere ved, at medlemmerne skriver en mail til os om, at de gerne vil modtage opkrævning pr. mail, hvor de samtidig giver foreningen samtykke til, at vi opbevarer deres email, og at denne ikke videregives til 3. part. Listen af email adresser opbevares af bestyrelsen.
   Typen af informationer, der vil blive sendt ud via mail vil være:

   • Indkaldelser til Generalforsamling. Vi kan godt rundsende denne med email, men da vi ikke ved om alle medlemmer modtager mailen, bliver vi stadig nødt til at omdele indkaldelsen til alle husstande.
   • Opkrævning af kontingent. Vi fremsender en opkrævning pr. mail lige efter generalforsamling (primo-medio februar), hvor vi opfordrer at betale senest 1. marts. Hvis et medlem ikke har betalt inden 1. marts, kan vi kun antage, at mailen ikke er nået frem, og vi omdeler derfor en almindelig opkrævning, som skal betales senest 15. marts jf. foreningens vedtægter.
   • Generelle informationer samt invitationer til arrangementer. Disse informeres i dag kun via facebook, så det vil være ok at sende denne information via mail, også selvom vi ikke har nogen garanti for at mailen modtages.
4. Opfølgning fra sidste bestyrelsesmøde.
   Det eneste opfølgende punkt fra sidste møde er vedr. trappen på Kirkeskovvej
   Alex har forgæves forsøgt at kontakte Skovgårdsparken vedr. stien forenden af Kirkeskovvej.
   Vi prøver at kontakte dem ad andre kanaler.

5. Status på Gartner.
   Vi har i løbet af sæsonen modtaget klager via facebook omkring vedligeholdelse af foreningens grønne områder, som pt. udføres af Den lille anlægsgartner.
   Vi bliver nødt til at følge op på, at områderne vedligeholdes ordentligt, og at anlægsgartneren overholder deres del af aftalen. Hvis de mener, at de overholder deres del af aftalen, kan et nyt udbud komme på tale, da vi ikke mener, vi får det, vi betaler for.

6. Eventuelt
   Der var ikke nogen, der havde noget at byde ind med under eventuelt.

Bestyrelsesmødet blev afsluttet i god ro og orden.